‘Waar mensen werken, is er altijd iets’, hoorde ik laatst een leidinggevende zeggen. Ergens heeft deze leidinggevende misschien wel een punt. Samenwerken is zo eenvoudig nog niet. Een belangrijk onderdeel van samenwerken is communicatie. Wij kunnen uit ervaring vanuit onze klanten zeggen dat onderlinge communicatie soms een uitdaging kan zijn. De uitdaging wordt groter wanneer meerdere nationaliteiten en culturen met elkaar samenwerken. “Kan ik dat wel zo teruggeven aan deze collega? Ik ben bang dat ik als Nederlander te direct overkom”. OF “mijn collega vindt het heel spannend om onze leidinggevende tegen te spreken, omdat hij dat vanuit zijn cultuur niet gewend is om te doen”.
Deze uitspraken horen we regelmatig bij onze klanten met een interculturele werkomgeving. Ook leidinggevende spreken vaker hun uitdagingen uit. “Hoe kan ik mijn manier van communiceren aanpassen aan onderlinge verschillen?” OF “Deze medewerker en ik lijken elkaar niet te begrijpen, ondanks de vele pogingen, komt deze medewerker de gemaakte afspraken niet na. In zijn cultuur is dat heel normaal”.
Wat ons opvalt is dat we als mensen vaak geneigd zijn om vanuit aannames te denken en ons te gedragen. Een voorbeeld dat we vaak horen is, “als Nederlanders zijn wij heel direct en mensen uit andere culturen zijn dat minder”. Wij bij Hera vragen ons af of dat wel echt zo is. Wat betekent direct zijn? En zou dat dan betekenen dat binnen een minder interculturele werkomgeving iedereen elkaar altijd heel goed begrijpt, onderlinge relaties worden besproken en we altijd doen wat we zeggen en zeggen wat we doen? Was het maar zo….
Onze ervaring is anders. Wij zien en horen dat communicatie, vanuit welke (culturele) verschillen tussen mensen dan ook, soms heel lastig kan zijn. Miscommunicatie komt regelmatig voor. Medewerkers hebben dan onderling de neiging om dingen aan te nemen, invullen en interpreteren. Dit in plaats van vragen stellen aan elkaar, verwachtingen naar elkaar uitspreken, duidelijke afspraken maken en elkaar aanspreken op de gemaakte afspraken. Als collega’s gaan we iets te vaak uit van “het is toch heel normaal dat”. Als de verwachtingen naar elkaar niet afgestemd en afgesproken zijn dan blijven zaken vaag en niet concreet. Dat zorgt op zichzelf al voor miscommunicatie, laat staan als meerdere culturen met elkaar samenkomen en samenwerken.
De veelgestelde vraag die we dan krijgen is: hoe is het mogelijk om ondanks de culturele verschillen dezelfde taal te spreken? Om elkaar beter te begrijpen en prettiger samen te werken?
Deze mooie vraag is alvast stap 1. Wij denken dat ook met veel culturen bij elkaar het heel goed mogelijk is om dezelfde taal te spreken. Hieronder geven we stapsgewijs aan hoe je als team kunt werken aan heldere verwachtingen en uiteindelijk beter samenwerken.
Stap 1.
Zet het onderwerp communicatie en samenwerken op de agenda. Besteed daar bewust aandacht aan, bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg. Inventariseer waar alle collega’s tegen aanlopen. De volgende vragen zouden kunnen helpen:
- Wat mis je op dit moment in de communicatie/ samenwerken met elkaar?
- Waar loop je in de communicatie/ onderlinge samenwerking tegenaan?
- Wat vinden we ‘normaal’ binnen ons team als het gaat om communicatie?
Heb je als leidinggevende het idee dat je tijden het overleg niet alle stemmen te horen krijgt, zet de vragen dan op de mail en vraag om input.
Stap 2.
Plan een teamsessie in om als team na te denken over de verwachtingen en gedragsafspraken die jullie als team zouden willen maken. Afhankelijk van de grootte van de groep is het mogelijk om subgroepen te maken. Alle groepen gaan vervolgens aan de slag om een top 5 van afspraken te maken die voor hen belangrijk zijn voor een betere samenwerking. De afspraken kunnen betrekking hebben op:
- Werkinhoud
- Proces/ procedures
- Gedrag en houding naar elkaar. Bijvoorbeeld, hoe willen wij feedback geven aan elkaar. Hoe zorgen we ervoor dat we de onderlinge relaties warm houden. Wat spreken we af als collega’s de gemaakte afspraken niet nakomen, etc.
Stap 3.
Werk de gemaakte afspraken uit en bespreek deze vervolgens tijdens jullie volgende teamoverleg met het team. Vraag ook expliciet om commitment van iedereen. Als er collega’s zijn die twijfelen of nog niet helemaal mee lijken te gaan: Vraag wat ze nodig hebben om wel ja te kunnen zeggen.
Stap 4.
Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld. Kom de gemaakte afspraken na. Lukt dit niet, geef dat dan tijdig aan en kom met oplossingen. Stel je zelf ook kwetsbaar op, geef feedback en vraag om feedback.
Stap 5.
Evalueer het proces over een paar maanden. Vraag direct aan de je team:
- Wat is goed gegaan. Wat heeft het jou/ jullie samenwerking opgeleverd?
- Geef zelf aan wat jij denkt dat er goed gegaan is en hoe je dat ook terugziet.
- Wat heeft het team verder nodig om dit vast te houden? Hebben ze andere afspraken nodig? Of juist iets anders. Bijvoorbeeld feedback coaching om nog beter feedback te kunnen geven.
Deze stappen kunnen jullie als team gebruiken om gestructureerd aandacht te besteden aan onderlinge communicatie en samenwerking. Gaat het eenvoudig zijn? Nee.
Het vraagt om tijd en aandacht en vooral om moed om het te doen. Doe het dan ook met elkaar. Houd elkaar scherp tijdens deze groeicurve en houd het ook leuk met elkaar.
Als Hera helpen wij teams met onze teamtrajecten om beter te communiceren en met plezier samen te werken. Denk je dat jouw team wat hulp en inspiratie kan gebruiken? Mail ons dan naar hallo@hera.nl en we denken graag met je. Wie weet ontmoeten we elkaar binnenkort.
Recente reacties