Overleggen heeft de laatste tijd zijn charme verloren binnen organisaties. Saai, onnodig, nutteloos en onduidelijk zijn veelgehoorde reacties. Terwijl de meesten van ons als doel van overleggen hebben: verbinden, uitspreken, doelen stellen, afstemmen en afspreken. De positiviteit en duidelijkheid is er te weinig in overleggen.
In deze blog geven we je tips en handvatten om van een Oh niet weer een overleg naar YES, een overleg! modus te gaan.
Wat gaat er mis tijdens een overleg?
Hieronder geven we de 5 meest voorkomende valkuilen:
- Gewoonte: veel overlegmomenten zijn van tevoren vastgelegd. Dat is valkuil #1. Het gevaar is dat wanneer je als team overlegt uit gewoonte er vaak geen duidelijke agendapunten zijn. Waar ga je het dan met elkaar over hebben?
- Geen duidelijke doelen: wat moet een overleg jullie opleveren? Wie pakt welk actiepunt op na een overleg? En is dat voor iedereen helder? Valkuil #2 is dan ook het ontbreken van duidelijke doelen en bijbehorende agendapunten en dus actiepunten voor een overleg. Is het doel bijvoorbeeld om met elkaar af te stemmen en afspraken te maken of juist met elkaar informeel verbinding te maken?
- Wie notuleert?: vaak komen er veel goede ideeën en afspraken voort uit een overleg. Maar, wie schrijft het op en zorgt ervoor dat de input ook voor iedereen zichtbaar is? Valkuil #3 is geen notulist = geen borging.
- Duidelijke rollen: ook een overleg vergt voorbereiding. Wie geeft een update over een project? Wie somt de afspraken op? Wie informeert de klant? Wie zorgt ervoor dat iedereen zich op tijd voorbereidt? En wie zorgt ervoor dat iedereen voldoende zendtijd krijgt? En de leidinggevende hoeft zeker niet altijd de rol van de voorzitter te hebben. Valkuil #4 is dan ook het ontbreken van duidelijke rollen en als gevolg daarvan ben je misschien een beetje aan het freewheelen.
- Is het een overleg? Het is goed om je af te vragen of het overleg ook een ‘overleg’ is? Of dat het misschien wel eerder een onderlinge bespreking is over een lopend project. Of brainstormen over nieuwe ideeën? Of een check-in moment om te kijken hoe het met iedereen gaat. Valkuil #5 is wanneer je alle bijeenkomsten bestempeld als ‘overleg’ en zo je team mogelijk bepaalde verwachtingen geeft. Stem goed met elkaar af waarom je bij elkaar bent en met welk doel.
Is online heel anders?
Is het online nou heel anders? Nee, in de basis niet. De vorm is anders en mogelijk worden uitdagingen anders beleefd. Waar dat mee te maken heeft, lees je hieronder:
- Het fysieke contact ontbreekt. Het elkaar niet in de ogen kunnen kijken en non- verbale communicatie zorgt voor afstand. Het gevoel van vertrouwen is minder, men stelt zich minder kwetsbaar op en gesprekken voelen minder persoonlijk dan dat je van elkaar gewend bent.
- Met meerdere collega’s online vergaderen betekent dat je niet altijd iedereen in beeld hebt en hoort. Was hij er nou wel of niet? Ik heb hem de hele tijd niet gehoord. Het gevoel het overzicht te missen kan verwarrend zijn. Daarbij komt dat sommige collega’s online minder spraakzaam zijn dan offline.
- En je blijft altijd een beetje techniek gedoe hebben. Slecht netwerk, beeldscherm valt weg, geen geluid, ruis op de lijn. En de ene collega is net wat handiger met Teams en Zoom dan de ander. De tijd die hieraan verloren gaat kan voor sommige van ons voor frustratie zorgen.
Hoe dan wel?
Er is geen gouden formule voor succesvol vergaderen. Wel zijn er een aantal spelregels die kunnen helpen om zowel offline als online efficiënt en effectief te vergaderen.
Maak het doel duidelijk: is het een vergadering, een informele check-in of een overleg?
Deze drie vormen hebben net andere kenmerken en dus ook een ander doel.
Vergaderen betekent:
- Duidelijke agendapunten hebben
- Duidelijke doelen
- Afspraken willen maken
- Beslissingen nemen
Een informele check-in betekent:
- Als team bij elkaar zijn voor contact
- Informeel, geen zakelijke afspraken
- Niet persé verplicht
- Koffiepraatjes met elkaar
Overleggen betekent:
- Op projectbasis bij elkaar
- Proces bespreken
- Planning doornemen
- Afstemming/ brainstorm
Tips en tricks voor efficiënt en effectief vergaderen
Houd je vergaderttijd in de gaten. Langer dan 60 minuten vergaderen is niet effctief. De concentratieboog is dan echt op. Heb je meer dan 60 minuten nodig? Vraag je dan af waar dat voor is. Is de tijd vooral bedoeld voor informele gesprekken? Plan dan een check-in moment in op een ander moment of aansluitend aan het overleg.
Laat alle teamleden een ‘vergader’ rol op zich nemen. De notulist, de planner en de coördinator/ voorzitter.
De notulist maakt van alle vergaderingen notities en zorgt ervoor dat iedereen deze na een vergadering ook ontvangt. Een collega die talent heeft voor gestructureerd schrijven en to the point samenvatten kan het beste deze rol op zich nemen.
De planner houdt in de gaten wanneer een volgende vergadering is gepland. Vraagt op tijd bij iedereen na of er agendapunten en/of actiepunten zijn waarover er vergaderd moet worden. En wie er per se aanwezig moeten zijn en welke collega’s ook naderhand op de hoogte gebracht kunnen worden. De planner heeft ook de verantwoordelijkheid om vergaderingen die niet nodig zijn maar wel gepland staan te annuleren.
De coördinator begeleidt de vergadering zelf, zorgt ervoor dat iedereen die een agendapunt heeft in ieder geval aan het woord komt en iedereen voldoende zendtijd krijgt. Deze collega is bij voorkeur goed in het stellen van vragen, kiest geen kant, is in staat om de voor- en nadelen van argumenten op te sommen en is in staat om het verhaal aan elkaar te knopen zodat het voor iedereen duidelijk is waar het over gaat. Deze collega hoeft zeker niet de leidinggevende te zijn. Het is juist leuk om deze rol aan een andere collega te geven zodat jij als leidinggevende vooral kunt observeren.
Maak met elkaar de afspraak dat iedereen zich voorbereidt
Dat iedereen tenminste:
- De vorige notulen heeft gelezen
- Een update kan geven van zijn/ haar actiepunten
- Als de actiepunten nog niet uitgewerkt zijn daar redenen voor geeft
- Als er bijzonderheden zijn, deze vooraf gecommuniceerd heeft met de planner
Keep it FUN! Het werk is soms al serieus genoeg. Een vleugje humor, iets creatiefs toevoegen aan jullie vergaderroutine kan dus geen kwaad. Behandel af en toe eens een stelling met elkaar over werkplezier, inzetbaarheid of vitaliteit. Kun je er geen bedenken? Wij hebben een mooie kaartenset die je bij ons kan aanvragen via hallo@hera.nl. Of zet eens een collega in de schijnwerpers of zet je hele team in het zonnetje. Deel successen met elkaar en sta daar ook even bij stil, lach met elkaar en ga weer door.
Wil je eens met je team op een leuke manier aan de slag met werkplezier, samenwerken en communiceren? Plan een online kennismakingsgesprek in met ons via hallo@hera.nl
Recente reacties